CITKIT.ru - свободные мысли о свободном софте
Деловая газета CitCity.ru Библиотека CITForum.ru Форумы Курилка
Каталог софта Движение Open Source Дискуссионный клуб Дистрибутивы Окружение Приложения Заметки Разное
12.01.2010

Последние комментарии

Нужны ли Linux'у пользователи? (277)
24 Декабрь, 23:02
ОСТОРОЖНО: ВИНДОФИЛИЯ! (2250)
24 Декабрь, 22:53
Kubuntu Feisty (15)
24 Декабрь, 18:42
Один на один с Windows XP (3758)
24 Декабрь, 11:46

Каталог софта

Desktop
Internet
Internet-серверы
Безопасность
Бизнес/Офис
Игры
Мультимедиа
Наука
Операционные системы
Программирование
СУБД
Создание веб-сайтов
Утилиты

Статьи

Дискуссионный клуб
Linux в школе
Open Source и деньги
Open Source и жизнь
Windows vs Linux
Копирайт
Кто такие анонимусы
Лицензии
Нетбуки
Нужен ли русский Linux?
Пользователи
Дистрибутивы
Идеология
Выбор дистрибутива
Archlinux & CRUX
Debian
Fedora
Gentoo
LFS
LiveCD
Mandriva
OpenSolaris
Slackware
Zenwalk
Другие линуксы
BSD
MINIX
Движение Open Source
История
Классика жанра
Окружение
shell
Библиотеки UI
Графические среды
Шрифты
Приложения
Безопасность
Управление пакетами
Разное
Linuxformat. Колонки Алексея Федорчука
Заметки
Блогометки
Файловые системы
Заметки о ядре

Проблемы внедрения СЭД

8-05-2010, 02:21

 Без отлаженной, чётко работающей системы электронного документооборота (кратко просто СЭД) нормального функционирования любого предприятия (особенно крупного) достичь просто невозможно. Однако в процессе внедрения СЭД вы неизбежно столкнётесь с целым рядом проблем. Выделим наиболее явные и часто встречающиеся из них:

     1) отсутствие самого документооборота – проблема на первый взгляд смешная, но на деле порой очень важная. Ведь, с одной стороны, не нужно никого переучивать, а просто обучить работе в рамках внедряемой системы, с другой – именно отсутствие подобного документооборота говорит о том, что руководство не совсем понимает его назначения, постоянно отодвигая решение проблемы структурирования документооборота «на потом». Способ решения – запуск пилотного проекта. Ведь его «выбить» намного проще, чем полноценное внедрение, а, увидев его результаты, можно будет поговорить о введение в эксплуатацию самой СЭД;

     2) структурная чехарда – если структура предприятия постоянно меняется, что либо систематизировать на нём весьма непросто. Для решения этой проблемы идеально подходит модульный принцип организации СЭД. Вначале следует создать электронный архив, затем постепенно открывать доступ к нему отдельным подразделениям, периодически модернизируя систему документооборота;

     3) консерватизм сотрудников – одна из самых серьёзных проблем, ведь эффективность СЭД зависит именно от широты охвата. Чем больше на карте предприятия «белых пятен», тем менее полезна система. В большинстве своём, рабочий персонал с подозрением относится ко всем новшествам и не желает переучиваться. Что же делать? Первое – переход с бумажного на электронный документооборот должен быть постепенным, дабы не парализовать работу организации на начальном этапе. И второе – следует организовать специальные курсы по подготовке к работе в СЭД;

     4) миграция документов – перевод бумажного архива в электронный документооборот является задачей почти невозможной без единой системы, заключающейся в том, что все бумажные документы должны быть переведены в электронный вид только путём сканирования. Если же архива данных нет, то нужно организовать работу СЭД так сказать «с нуля», в частности, определить каталоги для хранения документов, открыть для них доступ и запретить сотрудникам хранить информацию на локальных дисках и т.д.;

     5) придание электронному документообороту на предприятии юридической силы – принятый закон об использовании ЭЦП диктует свои условия, что все документы должны иметь такую подпись. Если же возникают проблемы с этим, то можно на начальном этапе временно их замещать обычными подписями на распечатанных документах;

     6) взаимодействие с внешним миром – сегодня это, прежде всего, проблема взаимодействия внутреннего электронного документооборота с внешним бумажным. Она возникает, поскольку до сих пор большинство сделок заключаются на бумаге, а в электронный вид они переводится позже через сканеры. Современные СЭД снабжены специальными модулями для корректного распознавания сканированных документов;

     7) «фактор руководства» - даже если все вышеперечисленные проблемы будут решены, одна эта проблема может застопорить весь процесс. Ведь если руководитель не будет сам работать с компьютером, а по старинке подчинённых «вызывать на ковёр», то ничего не получится. Кроме того, зачастую промежуточные руководители побаиваются внедрять СЭД, поскольку те дают полную прозрачность работы. Внедрение систем вроде бы начинается, но постоянно искусственно стопорится под различными предлогами. С другой стороны, сторонник таких внедрений всегда сможет убедить подчинённых ускорить процесс. Поэтому, убедив руководителя, считайте, что вы полдела сделали.

     Решив вышеозначенные проблемы, вы сможете  организовать на предприятии современную  СЭД, вдохнув в него «глоток свежего воздуха».


Смежные материалы:
Медицинская информационная система - зачем она нужна?
Что лучше для сайта оптимизация или продвижение?
Широкий ассортимент продукции Apple
Чем российский хостинг лучше зарубежного
Уязвимая роскошь
Локализация программного обеспечения на русский язык

Новости:

Все новости на CitCity.ru

 
Software is like sex: it's better when it's free.
©Linus Torvalds